INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ MEBLORENT SP. Z O.O.

 

1. Słownik pojęć

Dane osobowe – informacje, które identyfikują (lub pozwalają zidentyfikować) osobę fizyczną, w szczególności: imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail, data urodzenia, NIP, PESEL itp.
Administrator danych osobowych – osoba lub podmiot, który (samodzielnie lub wspólnie z innymi administratorami) ustala, w jakim celu i w jaki sposób będzie przetwarzać́ dane osobowe
Przetwarzanie danych osobowych – działania dotyczące danych osobowych, w szczególności: zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie, usuwanie, niszczenie itp.
RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobod­nego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

 

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych przez nas w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej jest spółka MebloRent Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie przy ul. ul. Józefa Marcika 12, 30-443 Kraków (dalej „MebloRent”).

We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, w szczególności korzystania z przysługujących Państwu praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych, można kontaktować się z MebloRent poprzez:

a) adres email: odo@meblorent.pl
b) pisemnie na adres siedziby MebloRent.

 

3. Podstawowe zasady przetwarzania danych osobowych

MebloRent oświadcza i zapewnia, że:

• dane osobowe są przetwarzane zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami, w tym RODO, w sposób rzetelny i przejrzysty;
• dane osobowe są zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i są przetwarzane tylko w zakresie zgodnym z tymi celami;
• MebloRent dokłada najwyższej staranności, by dane osobowe, które przetwarza, były zgodne z prawdą, aktualne i dokładne;
• dane osobowe są przechowywane w formie, która umożliwia identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane,
• dane osobowe są przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków organizacyjnych, technicznych i technologicznych.

 

4. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą MebloRent przetwarza dane podmiotów, z którymi pozostaje w relacjach biznesowych, a także dane ich pracowników i współpracowników, dane osób przekazane w ramach realizacji zamówień i umów, dane osób nawiązujących kontakt za pomocą środków porozumienia się na odległość (telefon, poczta elektroniczna), dane osób ubiegających się o zatrudnienie, dane osób pozyskane w toku rekrutacji.

Poniżej MebloRent przedstawia tabelarycznie zakres, cele i podstawy prawne przetwarzania danych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Zakres danych
dane identyfikacyjne (imię i nazwisko)
dane adresowe
numer telefonu
adres e-mail
numer NIP
numer REGON
stanowisko pracy
dane o lokalizacji
dane dotyczące uprawnień
dane dotyczące wcześniejszego zatrudnienia
dane przekazane w procesie rekrutacyjnym
inne dane potrzebne do świadczenia usług

Cele przetwarzania
zawarcie i wykonanie umowy
obsługa zapytań i wniosków
prowadzenie działań marketingowych
windykacja należności
prowadzenie postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych
wykonanie obowiązków podatkowych i rachunkowych
prowadzenie analiz statystycznych
prowadzenie postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych
prowadzenie procesu rekrutacji
archiwizacja (w tym zapewnienie rozliczalności – wykazania spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa)

Podstawy prawne przetwarzania
niezbędność przetwarzania danych do zawarcia i wykonania umowy
realizacja obowiązków prawnych wynikających z przepisów prawa polskiego i unijnego
realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora (dochodzenie i obrona przed potencjalnymi roszczeniami, prezentowanie oferty produktów i usług, marketing)
zgoda (np. w odniesieniu do marketingu w przypadku elektronicznego lub telefonicznego kanału komunikacji)

Podanie danych jest dobrowolne, jednak MebloRent zastrzega, że w niektórych sytuacjach ich podanie może okazać się niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, udzielenia odpowiedzi na zapytanie, prowadzenia korespondencji, realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa.

5. Okres przechowywania danych

MebloRent przetwarza dane osobowe przez czas, jaki jest niezbędny, aby osiągnąć cel przetwarzania. MebloRent stosuje zasadę ograniczenia przechowywania danych osobowych, która zabezpiecza dane przed ich przetwarzaniem przez nieograniczony okres. Gdy zostanie osiągnięty cel przetwarzania, MebloRent usuwa lub anonimizuje dane. Wyjątkiem są̨ sytuacje, gdy przechowywanie danych jest niezbędne z powodu odrębnych przepisów.

MebloRent usuwa lub anonimizuje dane w szczególności, gdy:

• nastąpi przedawnienie ewentualnych roszczeń (jeżeli MebloRent przetwarzało dane, aby realizować umowę);
• upłyną terminy, które wynikają z przepisów prawa (np. ustawy o rachunkowości),
• osoba, której dane dotyczą, cofnie zgodę na przetwarzanie danych osobowych (jeżeli to zgoda była podstawą przetwarzania);
• osoba, której dane dotyczą, skutecznie sprzeciwi się dalszemu przetwarzaniu (jeżeli podstawą przetwarzania był uzasadniony interes MebloRent jako Administratora);
• zakończy się proces rekrutacji.

 

6. Odbiorcy danych

Dane osobowe przetwarzane przez MebloRent w związku z relacjami biznesowymi mogą być przekazywane następującym kategoriom podmiotów:

• podwykonawcom, kontrahentom i partnerom biznesowym w ramach współpracy przy danym projekcie, wyłącznie w celu i w zakresie niezbędnym do realizacji praw i obowiązków wynikających z współpracy,
• podmiotom świadczącym na rzecz MebloRent usługi księgowo – rachunkowe, prawnicze, IT, marketingowe.

 

7. Zasady przekazywania danych poza Polskę

W sytuacji zaistnienia odpowiednich podstaw MebloRent może przekazywać dane osobowe podmiotom z Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
Do państwa trzeciego (spoza EOG) MebloRent może przekazać dane osobowe, jeżeli gwarantuje ono przynajmniej taką ochronę danych, jaka obowiązuje w Polsce. W praktyce taką gwarancją jest to, że dane państwo zostało uznane przez Komisję Europejską za kraj, który zapewnia odpowiednią ochronę.
W przypadku przekazania danych poza EOG MebloRent podejmie odpowiednie kroki w celu zapewnienia ochrony danych, w szczególności poprzez zastosowanie klauzul umownych, które zostały zatwierdzone przez Komisję Europejską.

 

8. Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa przysługuje Państwu:

• prawo dostępu do danych osobowych oraz otrzymania ich kopii,
• prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych,
• prawo do usunięcia danych,
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
• prawo do przenoszenia danych,
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych),
• prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie udzielonej zgody, w każdej chwili macie Państwo prawo cofnąć zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych. Cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

W celu wykonania swoich praw prosimy o skierowanie żądania na wskazane wyżej dane kontaktowe.

W przypadku dodatkowych pytań, prosimy o kontakt.